第一章  总则

第一条 为了进一步加强学生档案管理，根据《普通高等学校学生管理规定》及相关政策，结合我院实际情况，特制定本规定。

第二条 学生档案管理坚持真实性和完整性统一原则，管理工作要求做到安全、保密、系统、完备。

第三条 本规定的档案管理范围是指于我院正式在籍的全日制学生的个人档案。

第四条  学生个人档案由学生所在院（系）学生管理部门负责收集、整理、归档，并安排专人统一管理，学生工作处进行监督检查。

第二章  档案收集与归档范围

第五条  学生在校期间应归档材料包括以下内容：

（一）新生入学材料：考生录取通知书、登记表、政审表、体检表及入校前学习期间的其它档案材料；

（二）成绩材料：各学年主修、选修、辅修的课程成绩、技能鉴定表、毕业论文等；

（三）学院学生各类登记表及有关安置资料；

（四）奖励证明材料：主要是指受到院级及以上奖励的审批材料（包括综合奖、各单项奖及奖学金等）；

（五）违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定；

（六）组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料；

（七）学籍变动材料：休学、复学、退学、转学等原因引起的学籍变动相关的证明材料；

（八）学生资助材料：包括贷款、困难资助、勤工助学材料等；

（九）其它供组织人事部门参考的应当归档的材料。

以上（一）至（三）类为必需材料，（四）至（九）类为事发材料。

第三章  归档要求

第六条 对集中归档材料的要求：

（一）各院（系）应把每位学生的材料集中在一起，单独成袋；

（二）归档材料按专业、班级分开，并按学号的先后顺序依次排列；

（三）所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料；

（四）各类材料只能用黑色签字笔书写，文字要清晰。

第七条 各院（系）在新生报到时以班为单位集中收取学生档案，报到工作结束以后，按规定程序和要求移交院（系）学生管理部门。如学生档案数量或材料不齐，院（系）学工办应负责追缴。

第八条 各院（系）学生档案管理人员应将各有关部门移交的学生相关材料及时归入本人档案。

第九条 学生毕业前一学期，各院（系）学生档案管理人员对学生档案进行整理，经核对无误后装入本人档案袋中。

第十条 归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办部门和交接时间。

第十一条 其他归档材料如不符合归档要求，学生档案管理部门有权退回，由送交部门按要求重新组织办理。

第四章  档案的查阅

第十二条  因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

（一）学院领导；

（二）与学生工作有关的职能部门负责人或具体经办人；

（三）持有相关证明或介绍信的校外单位部门人员。

第十三条  借阅学生档案要经各院（系）主任批准后，方可办理借阅、借用手续。

第十四条 学生档案查阅工作应建立台帐，档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第十五条 对借阅、借用的学生档案，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密，妥善保存。

第五章  工作要求

第十六条  各院（系）由一名管理人员专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。

第十七条  学生退学、转学或毕业就业，学生档案管理人员应将其档案密封后交予本人，并做好交接手续。

第十八条  各院（系）学生档案管理人员要定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补。

第十九条  档案管理人员调动工作时，应在离职前将保管档案的数量、状况交代清楚，并办好移交手续。

第六章  附则

第二十条  本办法由学生工作处负责解释。